Opiskelijan ateriakorvaus

Opiskelija on oikeutettu saamaan ateriakorvausta työpaikalla tapahtuvan oppimisjakson ajalta, mikäli ruokailumahdollisuutta oppilaitoksessa / työpaikalla ei ole voitu järjestää. Samoin menetellään esim. opintomatkoilla, ellei oppilaitos tarjoa eväitä. Ohjetta voidaan soveltaa myös iltaopetukseen, mikäli oppilaitos ei tarjoa ruokailumahdollisuutta.

Korvattava summa on 4,00 euroa/koulupäivä. Ateriakorvaukset tarkistetaan kunkin opiskelijan kohdalla tapauskohtaisesti.

Työpaikalla tapahtuvan oppimisjakson tai esim. opintomatkan jälkeen opiskelijoiden kanssa käydään läpi ruokarahahakemuksen tekeminen Expense-ohjelmaan top‐ohjaajan tai omavalmentajan kanssa, tai muuten yksikössä sovitulla tavalla. Korvaus haetaan top-jakson päätyttyä Expense‐ohjelmalla (ent. Travel). Ulkomaan ateriakorvaukset haetaan yleensä etukäteen ja korvauksen määrä vaihtelee kohdemaan mukaan. Hakemuksen tekee joko opiskelija itse tai koulutusyksikön Expense-tarkastaja, saat lisätietoja asiasta koulutusyksiköstäsi. Ateriakorvausta on haettava kahden kuukauden kuluessa kulujen syntymisestä tai työpaikalla tapahtuvan oppimisjakson päättymisestä.

Expense-ohjelma toimii parhaiten Internet Explorer ja Edge -selaimilla.
Linkki koulun verkossa: https://expense/expense ja linkki koulun verkon ulkopuolella: https://expense.riveria.fi/expense/.
Linkki ohjelmaan on opiskelijan sähköisellä työpöydällä sekä Wilmassa.

Kirjaudu koneella verkkoon omilla tunnuksillasi ennen Expense ‐ohjelmaan menoa, jotta ateriakorvaus tulee oikealle henkilölle. Mikäli et pääse ohjelmaan, syynä on yleensä tilinumerotietojen puuttuminen. Käy täyttämässä tilinumerotietosi Wilman opiskelijatietoihin: IBAN, FI-isoilla kirjaimilla. Tilinumero tai sen korjaukset päivittyvät seuraavana päivänä, joten laskun tekeminen voi jatkua vasta sitten.

HUOM. Luonnonvara-alan perustutkinto-opiskelijoilla sekä sisäoppilaitosmuotoisesti perustutkintokoulutuksessa tai valmentavassa koulutuksessa (Niittylahti) opiskelevilla on oikeus saada 2 ateriakorvausta, jolloin korvattava summa on 6,50 euroa/koulupäivä. Kululajiksi laskulle valitaan: Opisk. ateriakorvaus 2.ateriaa (lisätietoja saat koulutusyksiköstäsi).

 

OHJE:

  1. Mene Expense-ohjelman Kuluveloitus ‐välilehdelle.
  2. Klikkaa + Uusi kuluveloitus
  3. Täytä kuluveloitus:
  • Päiväys > Valitse kalenterista työpaikalla tapahtuvan oppimisjakson alkamispäivä
  • MatkatyyppiAteriak. opisk. TARKASTAJALLE (alasveto-valikosta)
  • Otsikko: TOP-ateriakorvaus (tai tilanteeseesi sopiva otsikko)
  • Kuvaus: TOP-paikan nimi (tai tilanteeseesi sopiva kuvaus)
  • Maksutapa: Tähän tulee opiskelijan tilinumero automaattisesti Wilman opiskelijatiedoista (tarkasta, että on oikeat tiedot).

> Valitse: Seuraava.

  1. Valitse avautuvasta sivusta + Kulut-osio.
  2. Kuluveloituksen tiedot ‐lomakkeelta täytä vain seuraavat kohdat:
  • Kululaji: Opiskelijan ateriakorvaus
  • Kuvaus: TOP-paikan nimi (tai tilanteeseesi sopiva kuvaus)
  • LisäseliteTOP-ajanjakso, päivien lukumäärä ja TOP-ohjaajan nimi (esim. 10.12.-23.12.2018, yht. 10 pv, opettaja x)
  • Summa: Ateriakorvauksen yhteissumma (laske top-päivien lukumäärä * voimassa oleva ateriakorvauksen määrä, esim. 10 pv x 4,00 €/pv = 40,00 €)
  1. Valitse Lisää ‐painike.

Huom. alv %, kulun alv, kuitin numero -kohtiin EI tehdä kirjauksia.

  1. Kuluveloitus on nyt tallennettu, ja jos muita kuluja ei lisätä samalle laskulle, niin Sulje-painike.
  2. Valitse Lähetä Hyväksyntään –painike.
  3. Valitse Käsittelijä alasveto-valikosta ja paina Hyväksyntään lähetys -painiketta. Tarkastajana toimii yksikkösi nimetty tarkastaja (katso ohjeen lopusta).

Nyt ateriakorvaushakemus on valmis.

Voit katsoa missä vaiheessa hakemus on Oma sivu ja Kuluveloitukset ‐välilehdeltä (Tila‐sarake). Jos tila on avoin, lasku on lähettämättä tai keskeneräinen. Klikkaamalla avoimen laskun auki pääset jatkamaan käsittelyä. Kun tarkastaja lähettää laskun hyväksyttäväksi koulutuspäällikölle, Expensen tila on: ”Hyväksynnässä”. Hyväksynnän jälkeen korvaus menee maksuun ja matkalaskun tilana näkyy ”Kirjanpitoon siirretty”.

Jos matkalaskussa ilmenee jotain epäselvää tai virheellistä, hyväksyjä tai tarkastaja voi palauttaa laskun opiskelijalle takaisin, jolloin ohjelmassa laskun näkyy tilana ”Palautettu”. Tällöin kannattaa olla yhteydessä top-ohjaajaan ja selvittää, mistä on kyse (myös kommentti-kentässä voi lukea syy palautukseen).

Expense-tarkastajat eri koulutusyksiköissä:

  • Joensuussa
    • autoala: Anne Koponen
    • kone-, metalli- ja muoviala, kulttuuriala, laboratorioala, pintakäsittelyala, puuala, sähkö- ja automaatioala, talonrakennusala, talotekniikka-ala, tieto- ja tietoliikenneala, turvallisuusala: Sisko Nuutinen
    • maarakennusala, logistiikka-ala: Merita Roivas
    • hotelli-, ravintola- ja cateringala, elintarvikeala, matkailuala, kiinteistöpalveluala: Kati Jönhede
    • sosiaali- ja terveysala, hius- ja kauneudenhoitoala: Riitta Halonen
    • tieto- ja viestintäala: Päivi Kiiskinen
    • liiketoiminta-ala: Sanna Romppainen
    • kasvatusala (sis. Niittylahti): top-ohjaaja, varahenkilönä Katja Soininen
    • maatalousala: Vuokko Lemiläinen
    • maanmittausala: Perttu Haimilahti
  • Kiteellä kaikki alat: Vuokko Lemiläinen
  • Lieksassa kaikki alat: Anu Kyllönen
  • Nurmeksessa kaikki alat: Anu Kyllönen
  • Outokummussa
    • kaivos-, kivi-, ja louhinta-ala: Tapani Röntynen
    • muut alat: oma omavalmentaja/top-ohjaaja
  • Valtimolla (myös Joensuun metsäala): oma top-ohjaaja, varahenkilönä Anne Kokkonen